به عبارت دیگر، پایش بخشی از ارزیابی تکوینی و تلاش منظمی است برای طراحی نظام بازخور اطلاعات، مقایسه اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده، سنجش و ارزیابی آنها و سر انجام به‌دست آوردن اطمینان و آگاهی از اینکه هدف‌های سازمان و طرح‌های اجرایی آن با کامیابی و حداکثر کارایی به انجام رسیده است یا نه؛ البته بدون قضاوت و ارزش‌گذاری درباره آن.
در فرآیند پایش برنامه عملیاتی که معمولاً در سه بخش درونداد، فرآیند و برونداد انجام می‌شود، باید به زمان اجرا، شکسته شدن برنامه به مراحل مختلف، تعیین مسئول برنامه، وجود منابع مورد نیاز، تجزیه برنامه اجرایی به میزان کافی، تناسب برنامه با اهداف و تسهیل دستیابی به مقصد توجه نمود.
پایش معمولاً با استفاده از فهرست بازبینی (چک‌لیست) و توسط کارکنانی انجام می‌شود که وظیفه آنها نظارت است؛ بنابراین پایش می‌بایست جامع، مستمر، گویا و مؤثر باشد و نتایج حاصل از آن به اعضای گروه بازخور شود.
آگاه بودن از وضعیت سیستم از طریق بررسی مداوم، نظارت و رفتارسنجی.
پایشگر/Monitor؛ Observer: دستگاه یا سیستمی برای نظارت، پاییدن و مشاهده مستمر فعالیت‌ها در سامانه پردازشی، به‌منظور انطباق فعالیت‌های انجام گرفته با اهداف قصده شده و تحلیل‌های بعدی.
شخص یا سامانه ناظر بر محیط، صحنه یا دستگاه و سنجش مستمر و نظام‌مند فعالیت‌ها و اصلاح روند آن.
ناظر
پایگاه داده‌ها/ Database: بانک اطلاعاتی
پایگاه‌های سنجش سلامت جسمانی و آمادگی تحصیلی/Eduzational Readiness and Physical Health Databases: مکانی که در برنامه سنجش، جهت ارزیابی‌ها و غربالگری تخصصی بینایی، شنوایی، گفتاری، آمادگی تحصیلی، مشکلات جسمی - حرکتی، اندازه‌گیری توده بدنی، قد، سن و معاینات اختلالات دهان و دندان، اختلال رفتاری و معاینات عمومی پزشکی از آن استفاده می‌شود.
پایه تحصیلی/Grade: بخشی از برنامه آموزشی یک دوره تحصیلی که معمولاً در طول یک سال‌تحصیلی آموزش داده می‌شود.
رتبه تحصیلی
پذیرش [ارتباط] /Acceptance: نوع ارتباطی که فرد در آن مورد پذیرش دیگران قرار می‌گیرد و احساس ارزش و شخصیّت می‌کند.
قبول، تعهّد، فرمانبرداری، به رسمیت شناخته شدن نماینده یک دولت نزد دولتی دیگر.
پذیرش [ورود] /Admission: پذیرفتن درخواست نام‌نویسی داوطلب در یک مدرسه یا مؤسّسه تربیتی، بعد از تکمیل مدارک و احراز شرایط لازم برای ورود به آن.
ثبت مشخصات شخصی که برای نخستین بار به یک شرکت، سازمان یا مؤسّسه وارد می‌شود.
قبول، اجازه ورود، تصدیق، نام‌نویسی، ثبت‌نام
پذیرش استاندارد/ Standard Acceptance: فرآیندی که یک نهاد استانداردگذار، سندی را به‌عنوان استاندارد پذیرفته و منتشر و بر اساس آن عمل می‌کند.
قبول و انتشار استاندارد
پذیرش ظاهری [پایه اوّل] /Observed Acceptance Rate: این شاخص از تقسیم مجموع دانش‌آموزان پایه اوّل ابتدایی، منهای مردودین مشغول به تحصیل آن پایه، برجمعیت شش ساله‌های همان سال، ضربدر صد حاصل می‌شود که به دلیل تکرار پایه یا وقفه پایه تحصیلی ممکن است از عدد صد نیز تجاوز کند.
پوشش تحصیلی ظاهری [پایه اوّل]
پذیرش واقعی [پایه اوّل] /True Acceptance Rate: این شاخص از تقسیم تعداد دانش‌آموزان پایه اوّل شش ساله، بر جمعیت شش ساله همان سال، ضربدر صد به‌دست میآید که این درصد همواره عددی کمتر یا مساوی صد خواهد بود.
پوشش تحصیلی واقعی
پرونده تحصیلی/School Records: مجموعه اطّلاعات، اسناد، مدارک و گزارش‌های مربوط به امور تحصیلی دانش‌آموزان که در طول سال یا دوره‌های آموزشی یا طول زمان مراقبت، ثبت و ضبط شده است.
اسناد و نوشته‌های مربوط به یک موضوع
پیشرفت تحصیلی/Academic؛ Scholastic Achievement: فرآیند افزایش میزان یادگیری و رسیدن به هدف‌های آموزشی از پیش تعیین شده که با تعیین میزان فراگیری مطالب درسی دانش‌آموزان، افزایش سطح نمرات و قبولی در دروس و پایه‌های تحصیلی و ارتقای آنان به کلاس‌های بالاتر، از طریق آزمون‌های پیشرفت تحصیلی ارزیابی می‌شود.
پیش رونده و سیر کننده به طرف بالا و جلو در جهت مثبت، پیش رفتن، جلوتر رفتن، ترقی، رشد.
